Adapter les conseils d’efficacité à sa vie

Internet et les réseaux fourmillent de conseils en efficacité. Mais fonctionnent ils en l’état pour vous. Voici comment les adapter à votre vie

En tant que professionnels et souvent parents, nous sommes à la recherche du Graal, le meilleur conseil en efficacité qui permet de tout faire, au bureau et à la maison. 

Les conseils, astuces et recommandations ne manquent pas : livres, blogs, groupes Facebook, coachings, webinaires, podcasts…

Il est parfois difficile de s’y retrouver et d’appliquer ces conseils. 

Reprenons ensemble certains de ces conseils, pour voir qui peut les appliquer, et comment.

Quelques exemples pour le fun 

Richard Branson (Virgin Group) 

Il va nager tous les matins, ou faire du kitesurf, joue au tennis, et prend un bon petit déjeuner. Plus compliqué quand l’étang le plus proche est un peu froid, et vraisemblablement vaseux…

Jack Dorsey (Twitter, Square)

Il se lève à 5h30, médite, et court 10km.

Et vous, kitesurf ou méditaton de bon matin ? 

Ce sont des exemples extrêmes, mais il y en a beaucoup d’autres qui sont distillés sur le net, souvent par des blogueurs professionnels. Ils n’ont pas du tout la même routine qu’une personne qui travaille au bureau avec des chefs, ou qu’un auto entrepreneur qui a des clients, une manager qui a des enfants etc.

Voici quelques « trucs de productivité » que l’on entend souvent, mais qui ne sont pas forcément faciles à appliquer : 

  • Se lever à 5h du matin pour avoir de longues journées
  • Commencer sa journée par une séance de méditation
  • Commencer sa journée par une tâche super importante définie la veille, pas par la lecture de ses mails 
  • Lire ses mails seulement 2 fois par jour 
  • Faire un planning quotidien et s’y tenir
  • Travailler sur les tâches les plus difficiles pendant son pic de productivité
  • Passer au tout digital et n’utiliser que des applications 
  • Bloquer des heures pour des séances intenses de travail et couper toutes ses notifications
  • Ne pas se rendre à une réunion s’il n’y a pas d’ordre du jour
  • Déléguer au maximum

Pourquoi cette démarche ? 

J’ai discuté avec plusieurs personnes qui m’ont dit que tous ces conseils sont totalement inadaptés. À jeter.

Au contraire, je pense qu’on peut les adapter à nos vies et en retirer de grands bénéfices. 

Reprenons les exemples mentionnés plus haut. 

Se lever à 5h du matin 

Si vous suivez quelques blogueurs et créateurs de podcasts américains, vous aurez constaté qu’ils font presque tous à la foi l’apologie du réveil à 5h et de la nuit de 7h de sommeil. 

Mais gardons en tête que nos amis d’outre atlantique dînent beaucoup plus tôt que nous, généralement vers 18- 19 h. Ils peuvent donc se coucher tôt en ayant profité de leur soirée. Et en plus ils travaillent souvent à domicile, et ne connaissnt pas forcément les bouchons.

Si vous finissez à 18h au bureau, le temps de rentrer et de vous occuper de votre famille, il est souvent déjà 20h30 au moment de se mettre à table. Difficile de se coucher à 21h30 dans ces conditions. 

De nombreux blogueurs conseillent aussi une sieste en début d’après-midi – difficile à appliquer en entreprise. 

Un rituel matinal est effectivement nécessaire pour bien démarrer sa journée et être efficace. Mais il doit être adapté à vos horaires. Si vous souhaitez méditer, lire, faire du sport, prendre le petit déjeuner en famille, il faudra généralement prévoir 1h30-2h pour le faire. Calculez vos horaires de lever et de coucher en fonction de ce que vous voulez faire. 

Vous pouvez aussi écouter mon podcast sur le rituel matinal selon les étapes de la vie

Enfin, n’oublions pas que tout le monde n’est pas du matin – adaptez les méthodes à votre rythme et pas l’inverse !

Commencer sa journée par une séance de méditation

À titre personnel, je dis 2 fois oui. C’est quasiment le seul moment dans ma journée où mon environnement est suffisamment calme. Mais tous les parents d’enfants en bas-âge savent que chaque minute de sommeil compte.

Alors méditez le matin si vous le pouvez, mais c’est aussi possible, le soir, le midi, dans les transports en commun…

Et ne vous sentez pas obligés de méditer : la méditation apporte de grands bienfaits quand on est dans le bon état d’esprit. 

Commencer sa journée par une tâche super importante définie la veille, pas par la lecture de ses mails 

Excellente idée si tout le monde dans votre entreprise a les mêmes horaires, clients compris.

Dans la plupart des entreprises, il se passe des choses la nuit, votre chef et vos clients travaillent tard…

Alors pourquoi ne pas jeter un coup d’œil à vos mails en arrivant, pour repérer les urgences ? 

Vous pouvez aussi trier vos mails à votre arrivée et ajouter toutes les urgences sur votre to-do list, puis les tâches moins urgentes sur le reste de votre planning. 

Vous pouvez aussi définir votre tâche la plus importante à entamer le lendemain matin, si une urgence ne réclame pas votre attention immédiate à ce moment-là.

Lire ses mails seulement 2 fois par jour

On aimerait tous pouvoir le faire. 

Mais ça dépend beaucoup de votre secteur d’activité – service client, pic saisonnier, secteur commercial avant une deadline client… Dans ces cas de figure, impossible de ne se connecter que deux fois par jour à sa boîte mail.

Vous pouvez essayer d’appliquer ce conseil les jours plus calmes, ou dans les périodes de basse activité. Faites de votre mieux pour tendre vers cet objectif, sans en faire une obsession. 

Faire un planning quotidien et s’y tenir 

Aah le planning idéal, défini le soir pour le lendemain. Vous en rêvez ? Moi aussi.

Là encore, il va falloir faire preuve de souplesse. 

Si vous avez déjà quelques bases d’organisation, vous mettez en place votre planning hebdomadaire en début de semaine et vous ajustez votre planning journalier tous les matins. Vous obtiendrez de la souplesse en bloquant des plages de travail personnel avec des marges, et en évitant de faire les choses à la dernière minute. 

Le challenge est de ne pas faire les choses trop tôt, car tout peut changer, ou trop tard, car vous n’aurez plus de marge de manœuvre. 

Mon conseil : ne soyez pas optimistes dans l’allocation du temps aux tâches, rien ne se déroule jamais comme prévu (ou presque). Déterminez plutôt des périodes pour un projet, comme une semaine ou un mois. Vous subirez ainsi moins la pression sur la journée. 

Travailler sur les tâches les plus difficiles pendant son pic de productivité

Là encore, l’idée est belle. Mais connaissez-vous la période de la journée où vous êtes le plus performant ? Que se passe-t-il si vous êtes fatigué, ou si on vous met une réunion à ce moment-là ?

Encore une fois, il faut s’adapter avant tout. Si vous n’êtes pas à fond au moment de traiter une tâche compliquée, vous y passerez un peu plus de temps. Vous devrez alors déployer d’autres stratégies de travail, comme des pauses régulières de 5 minutes pour vous relaxer et être plus performant ensuite. 

N’utiliser que des applications et passer au tout digital

En théorie, on peut tout faire en digital. Mais ce n’est pas une obligation.

 Si vous êtes plus performant avec vos dossiers papiers et vos to-do lists écrites à la main, utilisez-les.

Personnellement, j’ai horreur des papiers et je fonctionne essentiellement avec quelques applications bien choisies. Mais je suis incapable de prendre des notes sur ordinateur pendant une réunion : je les prends sur ma tablette reMarkable. J’écris plus vite, et on m’a appris à l’école que l’on maximise l’apprentissage en utilisant un maximum de sens en même temps : vue, ouïe et touché avec l’écriture manuelle. Pareil pour mes articles, je suis plus spontanée avec une feuille de papier et un stylo ou ma tablette.

Utilisez les outils qui vous conviennent, l’essentiel étant d’être à l’aise. Ne perdez pas non plus trop de temps à prendre en main de nouveaux outils, renseignez-vous bien pour choisir le bon. Comme dans tous les domaines, la perfection n’existe pas, prenez l’application avec laquelle vous vous sentez le plus à l’aise et efficace. 

Bloquer des heures pour des séances intenses de travail, couper toutes ses notifications, fermer la porte

C’est effectivement une excellente technique pour venir à bout des sujets complexes et urgents. Mais ce n’est pas évident en open space, même avec des écouteurs à réduction de bruit.

Si votre société vous permet de réserver des petites salles de réunion, profitez-en pour avancer efficacement sur vos projets. 

Si vous avez votre propre bureau, ce ne sera pas toujours facile à mettre en œuvre non plus, mais essayez de bloquer de petites périodes de temps. Par exemple, fermez votre porte pendant 25 minutes, le temps de faire 1/4 de la méthode Pomodoro en restant bien concentré. 

Il est aussi possible de couper les notifications qui détournent notre attention. Vous regardez déjà souvent votre téléphone et vos mails, vous ne manquerez probablement rien d’important. 

Vous pouvez aussi utiliser la fonction « ne pas déranger » de votre téléphone, qui permet de filtrer les appels que vous souhaitez recevoir ou non, ou de laisser passer les appels si la personne insiste.

Ne pas se rendre aux réunions où il n’y a pas d’ordre du jour 

Dans l’idéal, bien-sûr. Une réunion sans ordre du jour, c’est l’assurance qu’aucun participant ne sera préparé à quoi que ce soit et que vous allez perdre votre temps. 

Mais quand vous n’avez pas le choix, vous y allez. Gardez l’esprit suffisamment ouvert pour profiter de ce qui sera dit. Vous pouvez aussi essayer d’appeler amicalement l’organisateur pour lui demander l’ordre du jour. Après tout, peut-être qu’il est simplement novice en matière de réunions et ne sait pas comment s’y prendre. 

Déléguer au maximum 

Dans toute gestion de tâches efficace, on commence par supprimer, déléguer, prioriser les tâches. Mais parfois, vous n’avez personne à qui déléguer. Que ce soit parce que vous êtes le dernier maillon de la chaîne, ou parce que la personne compétente n’est pas disponible, vous devrez vous y mettre, ou encore vous travaillez seul.

L’alternative est de former vos collègues ( si vous en avez). Cet investissement peut parfois être suffisant et ainsi vous libérer d’une tâche répétitive tout en lui faisant gagner en autonomie. 

Pensez à la règle des *30. Pour former à une tâche, multipliez le temps que vous mettez à l’effectuer par 30. Il vous faudra donc former quelqu’un pendant 300 minutes pour une tâche qui vous prend 10 minutes. Mais si c’est une tâche que vous effectuez tous les jours, vous aurez un retour sur investissement en 30 jours travaillées. À vos calculs, mais ça peut souvent en valoir la peine. 

Et si vous êtes seul, il vous faudra prioriser en fonction de ce qui fait l eplus avancer vos objectifs. 

Conclusion 

  • Ne vous détournez pas de ces méthodes qui fonctionnent très bien
  • Prenez le temps de les étudier
  • Testez-les
  • Evaluez ce qui fonctionne et ce qui est à revoir
  • Adaptez la méthode pour la rendre efficace dans votre contexte

J’espère que cette approche des techniques de productivité vous aura donné envie de les adapter à votre situation. La technique magique qui fonctionne pour tout le monde n’existe pas, mais à vous de faire preuve d’imagination pour adapter la forme, car le fond de ces méthodes est efficace. 

Je serai ravie de lire dans les commentaires comment vous adaptez les trucs et astuces de productivité dans votre vie quotidienne ! 

N’hésitez pas à partager sur les réseaux sociaux.