Surmontez ces 5 challenges dans votre organisation

Au moment de modifier ou d’améliorer notre organisation, nous faisons souvent face à des challenges. 

Voici 5 challenges courants, accompagnés de conseils pour les surmonter.

Challenge  n°1 : les phases de transition de la vie

Ces phases correspondent aux grands changements dans votre vie : mariage, naissance, divorce, départ des enfants, décès, perte d’emploi… Ce qui modifie vos habitudes a un impact sur votre organisation, d’autant que ces périodes sont souvent stressantes. Il devient plus difficile de rester organisée, et un système jusqu’ici parfait peut devenir inefficace.

• La première chose à faire est de reconnaître et accepter ce changement. Ne vous autoflagellez pas parce que vous êtes momentanément désorganisée.
• Deuxième solution, le brain-dump. Sur n’importe quel support, videz votre tête en notant tout ce qui est à faire. Notez tout ce qui vient, sans jugement, sans frein, sans autocensure. 

Vous pourrez ensuite commencer à organiser ces éléments. En définissant un planning, vous retrouverez un sentiment de contrôle. 

Toutes ces tâches peuvent être organisées en 5 catégories :

• urgent : à faire tout de suite, soi-même
• important : à planifier avant que ce soit urgent, et à faire soi-même
• Plus tard : peut attendre pour le moment, ou être délégué – mais ne doit pas être oublié
• Un jour peut être : à garder de côté en attendant d’avoir le temps
• Poubelle : finalement pas nécessaire

Vous pourrez ensuite lister les ressources dont vous avez besoin dans l’immédiat pour les tâches « urgentes » et « importantes ». 

Il en existe plusieurs types.

• Les ressources physiques : le matériel
• Les ressources humaines : les personnes qui vous aident, en travaillant ou en vous apportant un soutien moral. N’hésitez pas à demander de l’aide, des conseils, du temps pour parler…  

Afin de ne pas vous décourager, rappelez-vous d’autres périodes de transition que vous avez traversées. Même si ce n’était pas tout à fait pareil, il est encourageant de se remémorer les qualités et compétences dont vous aviez fait preuve pour les surmonter. C’est un message positif envoyé à votre cerveau : « Je m’en suis déjà sortie, je peux recommencer ». 

Challenge  n°2 : les papiers

Les  documents digitaux sont de plus en plus répandus, mais le papier a encore une place importante chez ceux qui ne s’y font pas. À l’inverse, les piles de papier peuvent faire peur aux habitués du digital.  Les papiers s’entassent, et beaucoup de gens redoutent de s’en occuper.

Ces papiers n’ont pas poussé sur votre bureau, vous les avez laissées rentrer, et il faut maintenant s’en occuper. 

Tout d’abord, choisissez où stocker et organiser ces nouveaux arrivants : une boîte, une pochette…

Voici ma méthode de tri (Je vous recommande aussi l’article détaillé sur le tri des papiers) :

1/ Direct à la poubelle : tout ce qui est inutile

2/ Un endroit pour les papiers “actifs”, à traiter rapidement (comme une facture à payer)

3 / Un endroit pour les papiers « référence », que l’on ressortira régulièrement ( on peut aussi les scanner et ne consever que la version digitale)

4/ Un endroit pour les archives, qu’on ne ressortira presque plus (comme un relevé de paiement EDF)

Pour les archives, pensez à la règle des 20/80. 80 % ne sortiront plus de leur lieu de stockage. Choisissez-le en conséquence, et migrez si possible vers les formats digitaux. Pour cela, scannez les documents avec la fonction scan de votre imprimante, ou une application mobile dédiée. Optez pour un système de référencement simple et réutilisable.

Il est certain que les plus jeunes sont plus enclins à digitaliser leurs documents et par chance, de plus en plus de fournisseurs et d’organismes officiels nous poussent à la digitalisation. Mais il n’y a pas d’âge pour faire de la place chez soi !

Challenge  n°3 : les émotions

Avec l’âge et les épreuves comme le deuil, l’attachement émotionnel aux objets se fait de plus en plus fort. Il faut accepter ces émotions, les laisser apparaître. Elles auront leur importance quand il s’agira de trier, organiser et jeter des papiers, vêtements, objets…

C’est particulièrement important pour les personnes kinesthésiques, pour qui toucher un objet renforce  l’attachement émotionnel. C’est la « sympathie kinesthésique » comme l’a confirmé une étude américaine effectuée auprès de home organizers professionnels. Il est recommandé d’occuper les mains de ces personnes, par exemple avec une tasse de café, et de laisser une autre personne manipuler les objets.  Cette organisation permet de prendre du  recul et diminue l’influence des émotions sur le choix. 

Si vous aidez des proches à faire du tri, proposez-leur de faire des dons à des associations qu’elles apprécient. Ils sauront ainsi que l’on prendra soin de leurs objets, et pourront surmonter cette inquiétude qui retient souvent de donner. 

Faites des pauses quand le tri devient trop émotionnel, prenez un café, un petit gâteau… Et surtout, n’hésitez pas à vous entourer d’un membre de votre famille, d’un ami, ou d’un professionnel bienveillant pour vous accompagner. 

Challenge  n°4 : Maintenir l’organisation

L’idée qu’il n’y a plus rien à faire une fois que tout est bien organisé est un mythe. C’est un peu comme la lessive : le challenge, c’est qu’il faut recommencer régulièrement.

Pas depuis le début, mais pour entretenir la routine.

Vous allez créer des routines d’organisation quotidiennes : faire votre lit, faire la vaisselle, trier le courrier… Pour maintenir le système, vous suivrez cette routine de façon régulière. Vous pouvez consulter mon article sur la maintenance quotidienne ici.

Vous mettrez aussi en place des routines hebdomadaires ou mensuelles : ranger les placards, les papiers… Pour ne rien oublier, vous pouvez vous aider d’un tracker dans votre bullet journal.

Concernant le rangement, il est très important de tout remettre à sa place immédiatement après chaque utilisation, comme expliqué dans cet article. C’est le nerf de la guerre. Je ne suis pas une « rangeuse » compulsive, mais je mets un point d’honneur à le faire aussi vite que possible. Si nécessaire, gardez en main le bouchon du dentifrice, ou les couvercles des bocaux, jusqu’à les avoir refermés, par exemple.

Ce sont ces petites habitudes qui se cumuleront pour donner des résultats fantastiques.

Challenge  n°5 : l’intention

Les distractions nous éloignent de nos objectifs et compliquent l’organisation. Il est important d’être présent dans ce que l’on fait. Vous souvenez-vous de l’article sur l’esprit du lion ?

Relisez-le, et développez l’esprit du lion. Soyez intentionnel dans votre réflexion autour de l’organisation. Ne vivez pas au rythme des distractions. Évitez le multitasking et concentrez-vous sur une chose à la fois. Ne laissez rien en cours : si vous ouvrez un placard pour prendre le sucre, remettez-le aussitôt à sa place et fermez-le. Si vous ne parvenez pas à fermer une « boucle », il y a peut-être un problème à traiter : lorsqu’un placard est trop plein et ne ferme plus, il est peut-être temps de le ranger. 

Prenez en compte ces challenges, et réajustez votre système d’organisation au fur et à mesure pour les surmonter. Cette souplesse vous préparera aux différents changements. Prenez en compte vos émotions dans vos choix, et gardez le cap, jour après jour !